08 Lis

5 X DLACZEGO

MOC PYTANIA, DLACZEGO

Czasami sprawy nie idą zgodnie z planem. Sprzęt się psuje, materiały są niedostępne, praca stanęła w miejscu i nawet najlepiej ułożone plany się rozpadają.

Miałeś tak kiedyś?
Czy kiedykolwiek miałeś problem, który się powtarzał?
A może utknąłeś w miejscu i trudno znaleźć rozwiązanie?

Aby rozwiązać panujący impas i zapobiec problemom w przyszłości warto dowiedzieć się, co się wydarzyło. Jeśli nie zidentyfikujesz przyczyny – nie usuniesz jej, – jeśli jej nie usuniesz, to już wiesz gdzie dokładnie możesz się znaleźć.

Jest pewna metoda, która może pomóc przy dociekaniu do sedna problemu. Jest nią pytanie, „dlaczego”

Z pytaniem, „dlaczego” wiąże się wiele metod pracy terapeutycznej i rozwojowej. Odpowiadając na pytanie, „dlaczego” poznajemy przyczynę i sens, może ono również kojarzyć się z serią dociekliwych pytań dziecka, mających na celu poznanie jak funkcjonuje świat. Np.:, Dlaczego ptaki mają skrzydła? Dlaczego niebo jest niebieskie?
Innym razem pytanie, „dlaczego” może kwestionować ustalone zasady uznane za ograniczające, np.:, „Dlaczego nie mogę tego zrobić?” „Dlaczego muszę posprzątać swój pokój?”
Może się zdarzyć, że wypowiedziane w niewłaściwej sytuacji i czasie zostanie odebrane, jako oskarżenie lub atak.
Jak widzisz to tylko narzędzie i to od Ciebie zależy, w jaki sposób z niego skorzystasz.

Metoda 5 WHY

Proste w użyciu narzędzie, które może pomóc wykryć przyczynę i skupić się na skutecznym rozwiązaniu. Metoda została opracowana w latach trzydziestych XX wieku przez Sakichi Toyodę, założyciela Toyota Industries, zyskała popularność w latach 70 XX wieku. Wykorzystywana do dzisiaj przez wiele organizacji o charakterze produkcyjnym, jako element Kaizen. Sekwencję pytań, „dlaczego” z powodzeniem wykorzystuje się również w innych branżach oraz w pracy nad rozwojem osobistym.

Na czym polega metoda 5 WHY

Metoda 5 WHY polega na zadawaniu pytania, „dlaczego” tyle razy, aż przejdzie się przez wszystkie objawy problemu i dotrze do jego pierwotnej przyczyny. Przykład zastosowania 5 WHY :

Problem: Nie realizuję wyznaczonych celów
Dlaczego nie realizujesz wyznaczonych celów? Bo wyznaczam sobie bardzo duże zadania.
Dlaczego wyznaczasz sobie bardzo duże zadania? Chcę jak najwięcej zrobić w krótkim czasie.
Dlaczego chcesz jak najwięcej zrobić w krótkim czasie? Bo mam wiele zajęć.
Dlaczego masz wiele zajęć? Bo nikt w zespole tego nie robi.
Dlaczego nikt w zespole tego nie robi? Bo nie nie deleguję zadań.
Na tym pytaniu i odpowiedzi możemy zakończyć skupiając się na wypracowaniu działań jak można temu zaradzić.

Problem: mam za dużo pracy i się nie wyrabiam
Dlaczego się nie wyrabiasz? Mam za dużo pracy
Dlaczego masz za dużo pracy? Bo biorę na siebie wszystko, co jest do zrobienia
Dlaczego bierzesz na siebie wszystko, co jest do zrobienia? Bo nie potrafię odmówić
Dlaczego nie potrafisz odmówić? Nie jestem asertywna
W tym przykładzie padła wyczerpująca odpowiedź w 4 pytaniu i nie ma potrzeby zadawania kolejnego, „dlaczego” Można przejść do pracy nad asertywnością.

Zasady
Aby z pozoru proste pytania nie stały się przyczyną do oskarżeń lub tylko luźną nic niewnoszącą do rozwiązania problematycznej sytuacji pogawędką warto jest przestrzegać zasad:

  1. Doprecyzuj temat, nad jakim chcesz pracować.
    Poświęcenie czasu na jasne zdefiniowanie problemu z góry często oszczędza czas i ułatwia wypracowanie rozwiązania.* Jeśli pracujesz nad problematyczną sytuacją dotyczącą organizacji w pierwszej kolejności stwórz zespół, z którym wypracujesz rozwiązania problemu.
    Ćwiczenie powinno być wykonywane przez zespół złożony z przedstawicieli, którzy przedstawią swój własny unikalny punkt widzenia na problem i zadadzą ważne pytania, które w innym przypadku nie zostałyby zadań. Podczas pracy zespołowej potrzebna będzie osoba prowadząca, facylitator.* Bardzo ważną kwestią jest, aby wszyscy członkowie zespołu zrozumieli istotę problemu.Niekorzystne zdefiniowanie problemu o zbyt szerokim zakresie może wydłużyć czas wymagany do rozwiązania problemu i wygenerować rozwiązania, które mogą nie pasować do kultury organizacji lub być niezgodne ze strategia firmy i nigdy nie zostaną zrealizowane.
  2. Zadaj sobie lub zespołowi pytanie, „dlaczego”.
    Dlaczego wystąpił problem lub niepowodzenie. Pytania dotyczą sytuacji nie ludzi. Pytaj siebie/ zespół do momentu określenia przyczyny źródłowej, czyli takiej, której eliminacja spowoduje rozwiązanie problemu. Nie zawsze trzeba 5 razy pytać, dlaczego, pierwotną przyczynę problemu możesz zidentyfikować podczas trzeciego, czwartego lub siódmego pytania „dlaczego”.* Przestań pytać w momencie, gdy padają te same odpowiedzi (zapętlenie).
  3. Określ i zastosuj działania naprawcze
    Jak już dojdziesz do określenia pierwotnej przyczyny lub przyczyn opracuj listę odpowiednich działań naprawczych zadając pytanie Jak to zrobię/ zrobimy? Pytaj „Jak” tak długo, aż dojdziesz do rozwiązania, które wyeliminuje przyczynę.* Pracując z zespołem możesz zastosować np. burzę mózgów do wypracowania rozwiązań
    * Pracując indywidualnie możesz np. wykorzystać technikę
    * Pracując nad rozwiązaniami ustal, kto, kiedy i jak wykona działania naprawcze.
    * Sprawdzaj postępy, koryguj a po wszystkim określ skuteczność.

Korzyści

  • Prosta technika, którą możesz zastosować do każdego problemu.
  • Nie wymaga wiedzy specjalistycznej – mówię o samej technice.
  • Skłania do analitycznego myślenia.
  • Możesz szybko uzyskać odpowiedzi.

Uwaga

Należy pamiętać, że metoda ta pokazuje przyczynę problemu. Nie jest działaniem, które jest niezbędne do eliminacji problemu.

Daj znać jak wypróbujesz metodę 5 x WHY

Magdalena

podobne wpisy

LEAVE A COMMENT